Trovare le email per Message-ID in Thunderbird

Nel mio lavoro ho a che fare con molte email: è un continuo via vai di messaggi che includono, in modo particolare, richieste che ricevo e risposte alle mie richieste. Ho adottato da molti anni un sistema Kanban che gestisco con Trello, dove tengo queste liste, assieme ad altre di contorno: «In attesa», «Da fare», «Fatto».

Per ogni richiesta esiste una card in Trello, dove mi appunto tutto quello che avviene: dalla richiesta iniziale, a quello che ho fatto o devo fare. Nella card conservo tutti i diversi link alle email che leggo via browser, visto che finora non ho usato un programma di posta al lavoro, e che hanno a che fare con quella specifica richiesta. Un sistema che funziona, considerato che spesso e volentieri non esiste un unico thread da seguire, e che mi permette di tenere la mia casella di posta in arrivo in ordine, vale a dire di tendere alla Inbox zero.¹

Per varie ragioni intendo passare a un client di posta elettronica e la scelta ricade certamente su Thunderbird. Ma come implementare questo sistema con un client email dove non ci sono link diretti ai messaggi email? Come posso fare per ritrovare immediatamente quel singolo messaggio, come facevo sulla webmail? Una ricerca è improponibile, considerato il mio workflow che contempla un giro continuo tra un gestore di cose da fare e uno di email.

Il campo Message-ID

Ogni messaggio email ha una stringa identificativa che lo individua in modo univoco, qualcosa del tipo:

Message-ID: <stringa.identificativa@example.com>

La RFC 5322 dice in merito:

Though listed as optional in the table in section 3.6, every message SHOULD have a “Message-ID:” field. Furthermore, reply messages SHOULD have “In-Reply-To:” and “References:” fields as appropriate and as described below.

The “Message-ID:” field contains a single unique message identifier. The “References:” and “In-Reply-To:” fields each contain one or more unique message identifiers, optionally separated by CFWS.²

Su Wikipedia inglese leggiamo:

Message-ID is a unique identifier for a digital message, most commonly a globally unique identifier used in email and Usenet newsgroups.

Message-IDs are required to have a specific format which is a subset of an email address and be globally unique. No two different messages must ever have the same Message-ID. If two messages have the same Message-ID, they are assumed to be the same and one version is discarded. […]

Message-IDs, if present, are generated by the client program sending the email or by the first mail server. A common method of generating such ID is by combining the time and domain name, for example: 950124.162336@example.com.³

Quindi, se recupero questo identificativo (cioè la parte racchiusa tra le parentesi uncinate, più sopra), posso appuntarmelo in Trello e poi usarlo per cercare la mail nel mio archivio.

Preparativi su Thunderbird

Thunderbird può cercare le email per svariati criteri (oggetto, mittente, data, corpo della mail, ecc.), ma non ha tra questi il campo Message-ID già pronto all’uso. Sarà sufficiente aggiungerlo tra quelli disponibili. Niente di complicato ed è un’operazione da fare una volta soltanto.

Inoltre, per facilitare la copia del campo Message-ID evitando quindi ogni volta di aprire il sorgente del messaggio, cercare l’ID e copiarlo, installeremo un’estensione che fa tutto questo per noi.

Impostare il campo di ricerca in Thunderbird

1. Aprire la schermata di ricerca con CTRL-SHIFT-F.
2. Dove appare il campo Oggetto, fare clic e nel menu a tendina fare clic su Personalizza…
3. Nella schermata che appare, inserire Message-ID nella riga “Nuova intestazione messaggio:”, premere su Aggiungi e quindi su OK. Chiudere poi la finestra di ricerca.

Da questo momento sarà disponibile anche il nostro campo come criterio di ricerca.

Installare l’estensione per Thunderbird

L’estensione si chiama Copy Message ID. Una volta installata aggiungerà un pulsante “ID” tra quelli disponibili in cima a ogni email. Basterà premerlo per copiare in memoria l’identificativo del messaggio e incollarlo in Trello (o dove si preferisce).

Fare una ricerca

Proviamo ora una ricerca.

1. Da Thunderbird premere CTRL-SHIFT-F per fare una ricerca.
2. In “Cerca tra i messaggi in:” selezionare la cartella su cui effettuare la ricerca oppure direttamente l’intera casella di posta ed assicurarsi di avere selezionato “Cerca nelle sottocartelle”.
3. Come campo di ricerca selezionare Message-ID.
4. Lasciamo “contiene” come criterio di ricerca.
5. Incollare nella casella di testo a destra il Message-ID che vogliamo cercare

Thunderbird ora cercherà il messaggio e restituirà in basso il risultato.

Aggiornamento del 07/04/2024

Una soluzione alternativa e decisamente migliore è l’estensione cb_thunderlink.